1. Titolare del trattamento 

La informiamo che ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (a seguire, “GDPR”), la Sidief S.p.A. - Società Italiana di Iniziative Edilizie e Fondiarie, con sede legale in Via degli Scialoja, 20, Roma, Italia (di seguito, “Titolare” o “Sidief”), raggiungibile all’indirizzo e-mail assistenza@sidief.it, tratterà i Suoi dati personali e i dati personali relativi ai Suoi familiari conviventi in qualità di titolare del trattamento nell’ambito della stipula ed esecuzione del Contratto di locazione (di seguito, “Contratto”). 

 

2. Tipi di dati oggetto del trattamento e fonte da cui hanno origine

Il Titolare, nel perseguimento delle finalità di cui al par. 3 della presente informativa, tratterà i seguenti dati personali appartenenti alla categoria di dati cd. “comuni”:  a titolo esemplificativo e non esaustivo, informazioni anagrafiche e identificative (ad es., nome, cognome, data di nascita, codice fiscale, informazioni contenute nei documenti d’identità); informazioni di contatto (ad es., numero di telefono fisso e/o mobile, indirizzo e-mail ecc.); dati relativi alla residenza e al domicilio (ad es. contenute all’interno dell’autodichiarazione di domicilio e/o residenza).

 

I dati personali sopra indicati saranno di seguito definiti congiuntamente, per brevità, come “dati personali".

 

Con riferimento alla fonte da cui i dati personali sopra indicati hanno origine, si fa presente che gli stessi sono, di regola, conferiti direttamente da parte dell’interessato intestatario del Contratto. Con riguardo ai familiari conviventi, non intestatari del Contratto, si precisa che i relativi dati personali necessari ai fini della stipula ed esecuzione del Contratto sono conferiti da parte dell’intestatario del Contratto stesso in occasione della fase di stipula e nel corso dell’esecuzione del Contratto stesso. 

 

La informiamo che, ai fini dell'esecuzione del Contratto, Sidief non tratterà dati appartenenti alle categorie particolari di cui all’art. 9, par. 1 del GDPR (ad esempio, dati relativi allo stato di salute), in quanto non pertinenti e non necessari rispetto alle finalità perseguite; ove conferiti, Sidief provvederà alla loro immediata cancellazione, astenendosi dal trattarli. Tuttavia, qualora nell'esecuzione del Contratto venissero comunicati dati idonei a rilevare una condizione attinente alla salute dell’interessato (ad esempio, in occasione di una richiesta di manutenzione a seguito di un incidente domestico o eventuali segnalazioni di esigenze speciali legate a condizioni di disabilità, quali la richiesta di supporti/rampe per sedia a rotelle), Sidief potrà raccogliere e trattare tali informazioni solo previa raccolta di uno specifico consenso ex art. 9, par. 2, lett. a) del GDPR da parte dell’interessato. Ad ogni modo, La invitiamo a non fornire informazioni appartenenti alle categorie particolari di dati personali ex art. 9 del GDPR, salvo che ciò sia strettamente necessario per la gestione di eventuali richieste ed esigenze nell’ambito dell’esecuzione del Contratto con il Titolare.

 

È, altresì, possibile che, in occasione della stipulazione e nell’ambito dell’esecuzione del Contratto, Lei conferisca spontaneamente al Titolare dati relativi a terzi. Rendiamo noto che, rispetto a tali ipotesi, Lei si pone come autonomo titolare del trattamento con ogni obbligo e responsabilità di legge. In tal senso, Lei conferisce sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire al Titolare da terzi soggetti i cui dati personali siano stati trattati attraverso il Suo invio spontaneo in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali applicabili. In ogni caso, qualora Lei fornisca o in altro modo tratti dati personali di terzi, garantisce fin da ora – assumendosene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda su un’idonea base giuridica che legittima il trattamento delle informazioni in questione. 

 

3. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali

I dati personali saranno trattati, senza necessità di esplicito consenso, per gestire tutti gli adempimenti connessi alla stipula del Contratto e per adempiere in maniera efficiente alle necessarie attività amministrative e organizzative connesse e strumentali alla sua corretta esecuzione, inclusa la gestione dell’assistenza telefonica e telematica a supporto dei conduttori e fornita nell’ambito dell’esecuzione del Contratto in essere con il Titolare (“Finalità di esecuzione del contratto”).

 

Inoltre, i dati personali trattati potranno essere utilizzati anche per l’assegnazione di pertinenze (ad es. box o posto auto) all’interessato. 

 

La base di legittimità del trattamento per le Finalità di esecuzione/gestione del Contratto, inclusa l’eventuale assegnazione delle pertinenze, risiede nell’ art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR, in quanto il trattamento risulta necessario per la corretta stipula ed esecuzione del Contratto da Lei richiesto. 

Il conferimento dei dati personali per la finalità sopra indicata, seppur facoltativo, risulta indispensabile per la gestione ed erogazione del Contratto; in caso di mancato conferimento, potrebbe risultare impossibile per il Titolare dare seguito al rapporto contrattuale.

 

Una volta conferiti, i dati personali potrebbero essere trattati anche per le seguenti finalità:

- assolvere eventuali obblighi normativi cui il Titolare è soggetto (“Finalità di compliance”); 

- soddisfare eventuali finalità difensive in giudizio nonché in ambito stragiudiziale (“Finalità difensive”). 

 

La base di legittimità del trattamento per la Finalità di compliance è rappresentata dagli artt. 6, par. 1, lett. c) del GDPR, mentre per le Finalità difensive la base giuridica è rintracciabile nell’legittimo interesse del Titolare ai sensi degli artt. 6, par. 1, lett. f), 9, par. 2, lett. f) del GDPR, consistente nell’esigenza di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o in ambito stragiudiziale.

 

4. Modalità di trattamento dei dati

Il trattamento dei dati personali avverrà tramite supporti e/o strumenti informatici, manuali e/o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità del trattamento e comunque garantendo la riservatezza e sicurezza dei dati stessi e nel rispetto del Regolamento e dei Provvedimenti del Garante per la protezione dei Dati Personali applicabili.

 

5. Conservazione dei dati personali

I dati personali saranno conservati nel rispetto dei principi di minimizzazione e limitazione della conservazione di cui all’art. 5, par. 1, lett. c) ed e) del GDPR.

 

In particolare, i dati personali trattati per la Finalità di esecuzione del contratto saranno conservati e trattati per tutto il tempo in cui risulterà in essere il rapporto contrattuale con il Titolare, in quanto necessario ai fini della gestione, esecuzione e del soddisfacimento dei servizi previsti nel Contratto da Lei sottoscritto con il Titolare. Al termine del rapporto contrattuale i dati saranno comunque conservati fino al termine della prescrizione ordinaria dei diritti di cui all’articolo 2946 c.c.. Il Titolare si riserva di conservare i dati personali anche per tutto il tempo necessario per adempiere gli obblighi normativi cui è soggetto, compresi gli obblighi legislativi e regolamentari di conservazione di natura amministrativa, contabile, fiscale e finanziaria a cui il Titolare è sottoposto. I dati personali potranno essere eventualmente conservati per soddisfare ogni eventuale esigenza difensiva che dovesse insorgere in giudizio nonché in ambito stragiudiziale e nelle fasi che precedono il contenzioso.

 

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare, scrivendo agli indirizzi indicati al paragrafo 1 della presente informativa.

 

6. Destinatari dei dati personali

I dati personali potranno essere condivisi con:

- personale autorizzato al trattamento ai sensi dell’art. 29 del GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del D. Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”), in ragione dell’espletamento delle rispettive mansioni lavorative (es. personale amministrativo, portieri degli immobili locati, amministratori di sistema, ecc.);

- soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento ai sensi degli artt. 4, n. 8) e 28 del GDPR. L’elenco completo dei responsabili del trattamento è disponibile inviando una richiesta scritta al Titolare ai recapiti indicati nel precedente paragrafo 1;

- Banca d’Italia, quale soggetto controllante, in qualità di autonomo titolare del trattamento, per il perseguimento di legittimi interessi di natura amministrativa, contabile e di controllo connessi alla gestione degli immobili, nonché alla verifica del possesso e mantenimento da parte del personale della medesima Banca dei requisiti previsti per la loro locazione, secondo quanto previsto dalla Convenzione in essere con Sidief, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR;

- soggetti terzi ed esterni, che operano in qualità autonomi titolari del trattamento ai sensi degli artt. 4, n. 7) e 24 del GDPR – tipicamente enti, organizzazioni e/o autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità, anche in relazione a procedimenti o provvedimenti amministrativi o giudiziari riguardanti l’immobile oggetto di locazione;

- sindacati che, in qualità di autonomi titolari del trattamento, assistono i dipendenti di Banca d’Italia assegnatari e conduttori degli immobili di cui alla Convenzione in essere tra Sidief e Banca d’Italia.

 

7. Trasferimento extra UE

Il trattamento dei dati personali per il perseguimento delle finalità di cui al paragrafo 3 della presente informativa non comporta, di regola, un trasferimento di dati personali verso Paesi extra Spazio Economico Europeo (SEE). In ogni caso, in caso di eventuale futuro trasferimento dei dati personali verso Paesi extra SEE o organizzazioni internazionali, il Titolare rende noto che il trattamento avverrà nel rispetto della normativa ovvero secondo una delle modalità consentite dalla legge ai sensi degli artt. 44-49 del GDPR, quali ad esempio il consenso dell’interessato, l’adozione di Clausole Standard approvate dalla Commissione Europea, la selezione di soggetti aderenti a programmi internazionali per la libera circolazione dei dati, nel rispetto delle raccomandazioni 01/2020 e 02/2020 dell’European Data Protection Board.

 

Maggiori informazioni sono disponibili presso il Titolare scrivendo agli indirizzi indicati nel paragrafo 1 della presente informativa.

 

8. I diritti privacy 

L’interessato, può, in qualsiasi momento, esercitare i seguenti diritti, scrivendo al Titolare agli indirizzi riportati nel paragrafo 1 della presente informativa:

- Diritto di accesso (art. 15 del GDPR) – l’interessato ha il diritto di ottenere la conferma circa l’esistenza o meno di un trattamento concernente i suoi dati personale nonché il diritto di ricevere ogni informazione relativa al medesimo trattamento.

- Diritto di rettifica (art. 16 del GDPR) – l’interessato ha il diritto di ottenere la rettifica dei suoi dati personali, qualora gli stessi siano incompleti o inesatti.

- Diritto alla cancellazione (art. 17 del GDPR) – in talune circostanze, l’interessato ha il diritto di ottenere la cancellazione dei suoi dati personali presenti all’interno dei nostri archivi.

- Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18 del GDPR) – al verificarsi di talune condizioni, l’interessato ha il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali.

- Diritto alla portabilità (art. 20 del GDPR) – l’interessato ha il diritto di ottenere il trasferimento dei suoi dati personali verso un diverso titolare del trattamento nonché il diritto di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati che riguardano l’interessato.

- Diritto di opposizione (art. 21 del GDPR) – l’interessato ha il diritto di formulare una richiesta di opposizione al trattamento dei suoi dati personali nella quale dare evidenza delle ragioni che giustifichino l’opposizione; il Titolare si riserva di valutare tale istanza, che potrebbe non essere accettata nel caso sussistano motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgano sui interessi, diritti e libertà dell’interessato.

- Diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (art. 77 del GDPR) - nel caso in cui ritenga che il trattamento che lo riguarda violi la normativa in materia di protezione dei dati personali, l’interessato può proporre un reclamo all’Autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.

- Diritto di adire le opportune sedi giurisdizionali (art. 79 del GDPR).